Operação e back-office
Documento lido e lançado, sistemas que conversam, cobrança e agenda sem planilha. A rotina repetida sai da mão da equipe.
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Três jeitos de a IA não pagar em operação e back-office
A maioria dos projetos de automação morre em um destes três pontos. Cada parte do que a gente constrói existe para tirar um deles do caminho.
- FRÁGIL[01]
Automatizar em cima de um processo que ninguém escreveu
O fluxo funciona na demonstração e quebra na primeira exceção, porque a exceção nunca foi mapeada. A equipe volta para a planilha.
A gente escreve o processo com quem faz antes de construir, marca onde ele trava e trata a exceção como caminho, não como erro.
- ILHA[02]
Ligar dois sistemas e criar um terceiro problema
A integração copia dado para lá e para cá, mas ninguém sabe qual sistema manda em cada campo. As divergências aparecem no fechamento.
Cada dado tem um dono. A integração registra cada troca e avisa quando algo não bate, antes de virar problema.
- SEM NÚMERO[03]
Automatizar sem medir o que mudou
A rotina ficou mais rápida, dizem. Ninguém mediu as horas antes, então ninguém sabe quanto voltou para a equipe.
A linha de base é aceita por escrito antes da construção. Depois, o número de hoje é comparado com o de ontem, todo mês.
O que a gente constrói em operação e back-office
- 01
Documentos lidos e lançados.
Notas, contratos, pedidos e laudos extraídos e conferidos antes de entrar no sistema.
Faz sentido quando
- Alguém passa o dia digitando o que já está escrito num PDF.
- O erro aparece no fechamento, semanas depois do lançamento.
- Cada fornecedor manda num formato e a equipe decora as diferenças.
O que a gente constrói
- A leitura dos documentos nos formatos que a empresa recebe, com os campos que o sistema precisa.
- A conferência contra regras da empresa: valor, data, fornecedor, duplicidade.
- O lançamento automático do que passou e a fila de exceções para uma pessoa decidir.
O que a gente mede: Documentos lançados por hora, taxa de erro por lote e tempo de conferência.
Ver como funciona - 02
Sistemas que passam a conversar.
ERP, planilha, CRM e e-mail trocando dados sem copia e cola.
Faz sentido quando
- A mesma informação é digitada em dois ou três lugares.
- Os sistemas discordam entre si e ninguém sabe qual está certo.
- A integração 'oficial' é cara demais ou não existe.
O que a gente constrói
- O mapa de quais dados saem de onde e chegam onde, com a regra de quem manda em cada campo.
- As integrações entre os sistemas que a empresa já usa, com registro de cada troca.
- O alerta quando algo não bate, para uma pessoa resolver antes de virar problema.
O que a gente mede: Horas de redigitação por semana e divergências entre sistemas por mês.
Ver como funciona - 03
Cobrança e conciliação.
Lembrete, baixa e aviso de atraso sem ninguém olhando planilha.
Faz sentido quando
- O financeiro gasta horas conciliando extrato com planilha.
- O lembrete de cobrança sai quando sobra tempo, ou não sai.
- O atraso é descoberto no fim do mês, não no dia seguinte.
O que a gente constrói
- A régua de cobrança por perfil de cliente, com os textos da empresa.
- A conciliação automática entre o que entrou e o que estava previsto.
- O painel do que está em atraso, com a próxima ação sugerida.
O que a gente mede: Dias de atraso médio, horas de conciliação por semana e inadimplência.
Ver como funciona - 04
Agenda, escala e logística.
Marcação, confirmação e reorganização quando alguém falta ou atrasa.
Faz sentido quando
- Falta e atraso derrubam a produtividade do dia e ninguém consegue remanejar a tempo.
- A confirmação de presença é feita à mão, uma ligação por vez.
- A escala ou a rota é refeita toda semana na base do improviso.
O que a gente constrói
- A confirmação automática no canal do cliente, com reagendamento na própria conversa.
- A reoferta da vaga liberada para a fila de espera.
- A reorganização da escala ou da rota quando algo muda, com aprovação de uma pessoa.
O que a gente mede: Horários perdidos por semana e tempo da equipe em remarcação.
Ver como funciona
Para empresas que estejam em um destes momentos
- 01Alguém passa o dia digitando o que já está escrito num PDF.
- 02A mesma informação é digitada em dois ou três lugares.
- 03O financeiro gasta horas conciliando extrato com planilha.
- 04Falta e atraso derrubam a produtividade do dia e ninguém remaneja a tempo.
- 05O erro aparece no fechamento, semanas depois do lançamento.
- 06A integração oficial entre os sistemas é cara demais ou não existe.
Perguntas antes do primeiro contato
Precisa trocar o nosso sistema de gestão?
Não. A gente constrói em cima do que a empresa já usa. Quando o sistema não tem como receber dados, o diagnóstico mostra isso e propõe a camada por cima, sem migração.
E a exceção, o caso que foge da regra?
A exceção vai para uma pessoa, com o contexto. O que passou na conferência segue sozinho; o que não passou espera decisão. É assim que a equipe confia no fluxo.
Como a gente sabe que valeu a pena?
Pelo número que foi aceito antes de começar: horas por semana, erro por lote, dias de atraso. A gente compara todo mês e mostra o antes e o depois.
Quanto tempo a equipe gasta com isso?
Na fase de mapeamento, algumas conversas com quem faz o trabalho. Depois, só a revisão das exceções. O objetivo é tirar trabalho da equipe, não acrescentar.
A rotina repetida sai da mão da equipe, com número para provar.
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Escolha por onde começar. A gente ajuda a achar a alavanca.
Na reunião gratuita a gente entende a sua operação e aponta onde aplicar primeiro.
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